Estrategia de gestión de la
información y del conocimiento
apropiado para el contexto
de Centroamérica, Panamá
Rethelny Figueroa de Jain* y República
José Pablo Meza Pérez** Dominicana
ANALIZA BREVEMENTE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO EN CENTROAMÉRICA, PANAMÁ Y REPÚBLICA DOMINICANA, SINTETIZANDO LA LABOR DEL ICAP EN ESTA MATERIA Y PERFILANDO LA PROYECCIÓN DE SU QUEHACER, MENCIONANDO LOS PRINCIPALES RESULTADOS OBTENIDOS HASTA EL MOMENTO Y LAS INICIATIVAS EN PERSPECTIVAS.
PALABRAS CLAVES: ESTRATEGIAS; GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO; GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN; CENTROAMÉRICA; PANAMÁ; REPÚBLICA DOMIICANA
Introducción
* Coordinadora Técnica del Instituto Centroamericano de Administración Pública, ICAP.
** Encargado de Cátedra de Técnicas de la Información de la Escuela de Ciencias Sociales y Humanidades, Universidad Estatal a Distancia, UNED.
Recibido: 1º de julio del 2009.
Aceptado: 1º de marzo del 2010.
El Instituto Centroamericano de Administración Pública, ICAP, como el organismo regional orienta-do a la especialización del recurso humano para la administración pública, se ha caracterizado por realizar procesos de validación del
conocimiento, capacitar para el de-sarrollo y promover espacios para la incorporación de la innovación admi-nistrativa, ejecutando para ello tareas de docencia, investigación, consultoría, información y difusión.
Por esta razón, el ICAP man-tiene un particular interés en apoyar toda iniciativa de investigación, for-mación, publicación, desarrollando en forma sostenida unidades de información, vehículos para la mejo-ra continua de la disciplina y difusión de producción documental.
Los sistemas de información conjuntamente con las Tecnologías de la Información y la Comunica-
ción, TIC, así como los nuevos mo-delos de aprendizaje, hacen posible los procesos de integración de redes académicas, de información, de uni-dades computacionales y de traba-jadores en distintas disciplinas, for-mando comunidades que interactúan participativamente en un acerca-miento a la praxis y teoría adminis-trativa, facilitando espacios de for-mación, capacitación y aprendizaje con un enfoque orientado a la reso-lución de problemas del contexto nacional y regional.
Los nuevos escenarios educa-tivos en el contexto del uso de las tecnologías también promueven la integración de procesos de aprendi-zaje con espacios de información como los Centros Virtuales de Capa-citación, CVC, Centros de Conoci-mientos, KC, Centros Virtuales de Recursos, CVR, Centros de Recur-sos de Información, CRI, Centros de Recursos de Aprendizaje e Investi-gación, CRAI, Centros Virtuales de Información y Conocimiento, CVIC. Muchos de estos modelos corres-ponden a realidades concretas, pro-puestas de reposicionamiento de sistemas de información o procesos de integración de diferentes tipos de redes, como por ejemplo la propues-ta de los Centros Virtuales del Cono-cimiento, implementada en el 2004 en la Universidad Tecnológica de Delft, Reino Unido; o la propuesta del Centro de Recursos de Aprendi-zaje e Investigación, CRAI, estable-
ciendo una vinculación entre fuertes programas de investigación y los procesos de aprendizajes.
La propuesta del ICAP es rea-lizar un proceso de integración de recursos de información y aprendiza-je desde el contexto inclusivo regio-nal, basados en un modelo que aproveche el potencial de los recur-sos existentes, promoviendo un de-sarrollo sustentable y sostenible.
El desarrollo de las TIC han facilitado significativamente romper las barreras del tiempo y el espacio. Sin embargo, su capacidad de utili-zación se encuentra limitada por las características sociales, educativas, económicas y políticas de la Región. Pese a sus obstáculos, es posible en la Región, encontrar la entereza de lograr potenciar sus fortalezas y minimizar sus debilidades.
Una oportunidad para las nue-vas formas de aprendizaje y trabajo para impulsar la discusión de la pro-blemática de la administración públi-ca, es sumar iniciativas y gestar oportunidades de innovación admi-nistrativa, con el propósito de mejo-rar la calidad de servicios del Estado para el ciudadano, en su contexto social, cultural y económico.
Un esfuerzo en este sentido, lo constituyen los repositorios que permiten recolectar la información y ponerla a disposición de los usua-rios, convirtiéndose en medios para el acceso y la visibilidad, tanto de la producción documental como del pensamiento gestado en determina-da materia.1 Especial mención requiere la promoción de la incorporación de la gestión del conocimiento a la admi-nistración pública, como mecanismo de aseguramiento de la calidad y la inclusión de nuevos mecanismos de gestión promovidos por la Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública,2 (CLAD, 2008, 1p.).
Antecedentes sobre la Gestión
de la Información
y el Conocimiento
en Administración Pública
en el ICAP
Las Administraciones Públicas de la Región cuentan con datos e información que no se explota de la manera más adecuada. La informa-ción en las organizaciones, pero especialmente en las Administracio-nes Públicas, como consecuencia de su especial naturaleza político-administrativa suele estar aislada, dispersa y algunas veces almacena-da en silos organizativos. Su vincu-lación es compleja y está asociada a una diversidad de tecnologías, fre-cuentemente incompatibles entre sí, y con pocos esfuerzos orientados a la integración de la misma. La in-formación carece en la mayoría de las veces, de una clara referencia a su entorno que permita primeramen-
te, su transformación en conocimien-to, y luego su aplicación y utilización directamente, tanto interna como externamente.
Esta problemática afecta el estado de los datos y la información en la Región, con implicaciones para su divulgación y especialmente para su aprendizaje y socialización, que potencialicen procesos de genera-ción de conocimiento.
A pesar de ese panorama, la llamada Sociedad de la Información y del Conocimiento está abriendo nuevas oportunidades a las Adminis-traciones Públicas para mejorar la explotación de su información, espe-cialmente como consecuencia de la difusión de nuevas tecnologías y de redes de comunicaciones. Aunado a ello, el enfoque de la Gestión del Conocimiento aplicado en el sector público, ha planteado la necesidad de que las Administraciones Públi-cas consideren la importancia cre-ciente de los activos intangibles, es decir, que se establezcan sistemas de gestión capaces de transformar en conocimiento, el caudal de infor-mación organizativa, particularmen-te, tomando en cuenta las TIC y el nuevo entorno Web.
Las TIC representan una herramienta para la capacitación del recurso humano e integración de redes. Pero la disparidad para el acceso, la brecha digital, la conecti-vidad, el recurso energético son elementos para ser ponderados indi-vidualmente en el desarrollo de las capacidades de los países. Sin em-bargo, son cada día más, las iniciati-vas que incorporan estas tecno-logías en la Región para su uso y aplicación.
El desarrollo básico para la gestión del conocimiento se sustenta no sólo en el uso de las TIC, requie-re del complemento de otros recur-sos de infraestructura como: datos, información y compartir el aprendiza-je. Las unidades de información son un recurso indispensable para implementar estas iniciativas a todo nivel, al igual que la capacitación es parte de la infraestructura requerida para el desarrollo de esta actividad y eje central e histórico del quehacer del ICAP, que ha impulsado esta iniciativa desde su creación.
El ICAP históricamente ha mantenido procesos de enseñanza-aprendizaje y unidades de informa-ción, distinguiéndose tres períodos en el desarrollo de estas unidades que impulsaron y acompañaron pro-cesos liderados por el ICAP para la Región:
Uno de los factores que ha permitido consolidar las uni-dades de información en el ICAP es su quehacer institu-cional, y su papel preponde-rante para la gestión de infor-mación y conocimiento. También, el disponer de una Estrategia de Cooperación con los Países del Istmo cen-troamericano para la década de los ochenta, que contempló veintiocho proyectos para el desarrollo de la administración pública y apoyo a los gobier-nos de esta década. El pro-yecto número uno, fue la re-novación del Centro de Do-cumentación del Instituto, y el proyecto de control bibliográfi-co para la generación del in-sumo de información requeri-do para los programas a desarrollarse, permitiendo conformar o reunir un banco de conocimiento de la produc-ción regional. (ICAP, 1980).
La estrategia del ICAP
para hacer visible
el conocimiento en la Región
2007-2011
El mundo de las ideas se en-cuentra materializado en forma de datos e información que permite generar nuevos conocimientos. Aunque existe un conocimiento táci-to que subyace en las personas, éste debe ser materializado en co-nocimiento explícito para ser comu-nicado, su escenario ideal debe ser materializado como producción do-cumental en cualquiera de sus for-matos convencionales, no conven-cionales o electrónicos.
El proceso de divulgación y di-fusión documental implica un costo independiente de su naturaleza, comercial o no. Financieramente representa un proyecto de inversión cuyo tiempo de retorno en dinero es difícil de ponderar y sesgado por el interés de la actividad económica.
La producción y difusión de la literatura especializada en adminis-tración pública autóctona regional, no escapa a este entorno; la misma es realizada por el esfuerzo de las propias organizaciones estatales, algunas editoriales universitarias, centros de investigación y unidades de información.
Los esfuerzos editoriales se han caracterizado por la reproduc-ción de pocos ejemplares, escasa-mente suficiente para una difusa divulgación y difusión del material bibliográfico. En el mejor de los escenarios, son remitidos algunos ejemplares a bibliotecas y centros de documentación, o llegan a éstos por otros medios como la donación de material después de varios años de su publicación. Además, son pocas las unidades de información que tienen un presupuesto adecuado para equilibrar adecuadamente sus colecciones. También son escasos los recursos para cubrir los costos de una producción editorial de valor comercial y tener capacidad financie-ra para esperar la tasa de retorno de inversión. Por otra parte, existe la producción documental, que no es publicada por la incapacidad econó-mica de asumir el riesgo financiero, quedando albergada en escritorios, archivos o expedientes, sin difusión o consulta, totalmente invisible como si nunca fue producida.
Las facilidades que ofrecen las TIC para difundir y divulgar in-formación son una buena herramien-ta y alternativa para promover la producción documental. Pero para impulsar el desarrollo de la disciplina de la administración pública de cali-dad, no sólo se debe centrar en la aplicación de las tecnologías compu-tacionales, debe reunir o aprovechar, además, otros componentes como: a) la creación de comunidades de práctica, b) gestión documental, c) normalización de la estructura de datos, d) tipologías documentales y e) la gestión de información, que es la estructuración de datos significati-vos validada en contenido y forma. Además, se debe entender la ges-tión del conocimiento como un es-fuerzo colaborativo para la reutili-zación o recomposición de datos e información para compartir, inter-cambiar y crear nuevo conocimiento.
La puesta en práctica o accio-nes que promuevan la gestión del conocimiento representan una opor-tunidad para facilitar y consolidar la función del ICAP como:
“un centro de excelencia en materia de gestión pública; es decir, servir de fuente de ideas y apoyo técnico para enfrentar las necesidades de desarrollo de los países, no solamente para ejecutar la nueva agenda convencional de competitivi-dad e “inserción” internacional, sino también para contemplar estrategias innovadoras, ba-sadas en el análisis de las nuevas teorías y mejores prácticas en el mundo. La estructura más conveniente sería la constitución de un centro de excelencia, com-puesto por un pequeño núcleo de profesionales permanentes (o por lo menos con contratos de duración media) con expe-riencia comprobada y experti-se reconocida, que cuente con servicios especializados (bi-blioteca, centro de documen-tación, base de datos, base de expertos) de valor para la Re-gión.” (CEPAL/BID, 1998. 105p. )
Esta visión desarrollada a ini-cios de los años dos mil para la labor futura del ICAP, al igual que la Carta Iberoamericana de la Cali-dad de la Función Pública del 2008, hacen referencia al impulso que se le debe dar a la gestión del conoci-miento como práctica administrativa para desarrollar procesos sistemáti-cos, normando la elaboración, vali-dación y difusión de datos e informa-ción, e impulsando el intercambio de información con otras organiza-ciones públicas y privadas. Recono-cer al funcionario público como la fuente primaria para la mejora conti-nua de la calidad en la administra-ción pública, y crear mecanismos que regulen y promuevan su partici-pación. Todos estos son los ele-mentos para desarrollar una estrate-gia que visibilice el conocimiento de la administración pública, creando espacios para el intercambio en es-cenarios participativos de comuni-dad de aprendizaje y trabajo.
Sin embargo, esta estrategia para el aprovechamiento de los re-cursos disponibles en la Región, plantea un reto para las unidades de información, los sistemas computa-cionales, procesos de aprendizaje y particularmente para el ICAP, como es el integrar sus recursos en lo que podríamos llamar un círculo virtuoso de generación de conocimiento que integre los aportes de capacitación, la comunicación de información rele-vante para la toma de decisiones y acciones, y un fuerte proceso de comunicación y discusión vigoroso en espacios virtuales.
Institucionalmente la promo-ción de la gestión del conocimiento ha requerido de una política y un modelo que cobije las áreas es-tratégicas de desarrollo de la institu-ción, su proyección en las áreas de formación, la investigación y la con-sultoría. Ver Anexo No. 1.
En términos de la política insti-tucional de Gestión del Conocimien-to entendida como el desarrollo de procesos sistemáticos para captar e incorporar, generar, adaptar y difun-dir la información y el conocimiento adquirido en la Región, el ICAP ha focalizado su quehacer en una pri-mera fase en:
De estas líneas se desprende que el ICAP ha enfatizado en su política:
Así, en el ámbito de estas ideas, el ICAP con anterioridad ha impulsado procesos de normaliza-ción documental en los siguientes aspectos:
Por otra parte, para la imple-mentación de la política de Gestión del Conocimiento se ha recurrido a diversos elementos técnicos e insti-tucionales-organizacionales relati-vamente complejos como:
Así, desde el 2006 impulsa un moderno modelo de unidad de in-formación, correspondiente a la evo-lución de un tercer período de las unidades de información que forman parte de la estructura del ICAP. EL Centro de Recursos de Información y Aprendizaje, CRIA, es una contex-tualización del Centro de Documen-tación a la nueva realidad educativa, social y tecnológica en la Región. Un modelo inclusivo que incorpora las múltiples propuestas de aprendi-zaje, sistemas de información, la convergencia de la administración pública académica, y la praxis del funcionario público, para potenciar aportes y desarrollo para la Región.
La integración de redes de in-formación, de aprendizaje y compu-tacionales que confluyen en espa-cios colaborativos de trabajo, facilitando alianzas estratégicas para proveer recursos de alto valor agre-gado para la disciplina de la adminis-tración pública, entre ellas:
Centro de Recursos
de Información y Aprendizaje,
CRIA
El objetivo de la creación del CRIA es conformar una estructura organizativa para sustentar las ac-ciones que promueve el ICAP para la implementación de políticas y prácticas de la gestión del conoci-miento para la Región. Conceptual-mente se busca conformar una red social de actores en administración pública que interactúe con las herramientas de una plataforma electrónica que integre los siguientes elementos: redes de información, comunidades de aprendizaje y servi-cios basados en herramientas de la Web 2.0 como chat, foros, listas de discusión, repositorios documenta-les, calendario de actividades, recur-sos de capacitación en línea, búsqueda de información en bases de datos especializadas y un siste-ma de diseminación selectiva de información.
Las redes sociales desde su acepción general es el estableci-miento de elementos de acción so-cial de un grupo de personas con base en un interés o un objetivo en común que interactúan unas con otras. La utilización de las TIC hacen posible que ese proceso de socialización se pueda ejecutar en escenarios virtuales por medio de recursos de comunicación electróni-cos con fuertes procesos de anima-ción de redes sociales para la inte-gración, logrando la cohesión de estas redes formadas en comunida-des de aprendizaje y creando cono-cimiento para el desarrollo de la disciplina de la administración pública.
Esta iniciativa utiliza en prime-ra instancia y a nivel piloto, la plata-forma del Global Campus 21 por ser una plataforma de educación que provee recursos Web consolidados en la Región y sólida para el proce-so de integración de estos tipos de redes. El elemento central para la implementación de esta iniciativa es un espacio de trabajo en la platafor-ma del Global Campus 21 llamada “Red de Información y Aprendizaje en Administración Pública” de carác-ter privado. Para su participación se debe realizar un proceso de inscrip-ción y aceptación de las políticas de uso. Para tales efectos sólo basta enviar un correo electrónico a la dirección cria@icap.ac.cr con la información básica de nombre, foto-grafía, cuenta de correo electrónico, dependencia donde labora y perfil temático de interés. A vuelta de correo se recibe una clave de acceso.
Este espacio de trabajo permi-te la comunicación con los partici-pantes entre sí y lugar donde se realizará el proceso de animación e interacción con las herramientas de comunicación y difusión de informa-ción como las siguientes:
Herramientas de comunicación
El espacio de trabajo de la “Red de Información y Aprendizaje en Administración Pública” incorpora las herramientas de comunicación sincrónica como el chat y el correo instantáneo facilitando la comunica-ción a los actores, sin limitación de carácter físico y temporal, porque le permite interactuar al participante cara a cara con otros. La herramien-ta de chat ofrece el beneficio que no requiere instalación de programas adicionales, y se encuentra integra-da totalmente a la plataforma de Global Campus 21, facilitando el acceso y disponibilidad las veinti-cuatro horas, los 365 días al año. Se encuentran previstas dos salas de chat para que los actores partici-pantes puedan realizar reuniones virtuales.
Herramientas de trabajo
colaborativo
Este espacio de trabajo incor-pora, además, herramientas de co-municación asincrónica como los foros de discusión, correo al coordi-nador. Estas herramientas facilitan al actor participante recibir informa-ción e interactuar después, cuando se tenga la disponibilidad de hacerlo en un margen de tiempo establecido para su participación; se requiere, por lo tanto, un proceso de telefacili-tación o tutoría activa, para lograr la participación efectiva. El espacio de la “Red de Información y Aprendizaje en Administración Pública” provee: a) foros de discusión en dos esce-narios en paralelo, b) abordar dos temas distintos en forma simultánea, con el apoyo del telefacilitador o tutor para cada foro propuesto. Es-tos foros de discusión pueden ser permanentes o bien, pueden ser programadas sus temáticas cronoló-gicamente, según el interés de los actores.
También se han incorporado recursos de la Web 2.0 como las wikis, herramienta que permite crear un glosario de términos que se in-corporan en forma participativa y el actor puede llegar hacer público, validar o aportar su punto de vista con relación a un término.
Herramientas de búsqueda
de información
El CRIA provee, además, ser-vicios de búsquedas de información a través de proyectos regionales y mundiales. Reúne una buena canti-dad de bibliografía con sus contac-tos para gestionarla. Además ofrece acceso al repositorio de la UNPAN, y la posibilidad de que los usua-rios de la red puedan compartir sus documentos en el repertorio de documentos.
Ofrece también ligas a los re-cursos de información de los partici-pantes de la Red de Productores Documentales e Investigadores en Administración Pública para Centro-américa, Panamá y República Do-minicana, y provee el recurso para que los participantes puedan reco-mendar sitios web e intercambiar otros recursos de información rele-vante y oportunamente.
Herramientas de diseminación
selectiva de información
Los servicios de diseminación selectivos de información en unida-des de información no son recientes, pero si es reconocida su eficacia, según un perfil de necesidades de información de un usuario. Los re-cursos de la plataforma del Global Campus 21 permiten establecer grupos particulares de una comuni-dad de participantes, facilitando la implementación de estos servicios, y personalizando la información masi-va tradicional a un sistema de infor-mación especializado, según los intereses individuales de los partici-pantes y actores.
En la primera etapa se ofertan tres servicios de diseminación selec-tivos de información, en las áreas temáticas de administración pública, servicios de salud y e-gobierno o gobierno electrónico, información que el CRIA, hará del conocimiento de los participantes de la “Red de Información y Aprendizaje en Admi-nistración Pública”, y serán recursos de información relevante y pertinente a los perfiles de información estable-cidos en forma periódica y atendidos en forma individualizada. Además se promoverán espacios de reflexión sobre tópicos de interés por medio de expertos que abordarán temas específicos en foros virtuales, y pro-porcionará un espacio de comunica-ción vía chat para facilitar la comuni-cación personal y formación de equipos de trabajo y de discusión, además de brindar acceso a infor-mación especializada en administra-ción pública.
Conclusión
La sociedad de la información y el conocimiento es uno de los retos del desarrollo, y por lo tanto, será un proceso que conllevará un largo camino de aprendizaje para incorpo-rar sus beneficios. La integración de experiencias en la gestión de la información y el conocimiento como valor estratégico para la administra-ción pública, son contribuciones para las sociedades centroamericanas, además de fuentes de innovación administrativa en busca de la mejora de los servicios y la calidad.
La globalización como fenó-meno social debe ser inclusivo y contextualizado a las necesidades nacionales, para minimizar las dife-rencias regionales en cuanto a opor-tunidades para acceder al conoci-miento, que facilite la competitividad y conserve la identidad cultural.
Una contribución significativa que está realizando el ICAP para avanzar en la incorporación de las administraciones públicas centroa-mericanas a la sociedad de la infor-mación y el conocimiento, es el de-sarrollo del Centro de Recursos de Información y Aprendizaje, como una unidad organizativa colaborativa para la conformación de una comu-nidad de aprendizaje, que facilite el proceso de apoyo para la discusión de ideas, visibilizar la información relevante para la administración pública, y sumar colectivamente, compartiendo las experiencias ge-neradas en la Región en el marco de la Estrategia de Gestión del Conoci-miento impulsada por el ICAP.
Los retos del futuro no pueden esperar. El adoptar las TIC para el desarrollo de comunidades colabora-tivas de aprendizajes que integren a los actores sociales como individuos, académicos, funcionarios públicos y recursos de información, en un pro-ceso de fortalecimiento de la admi-nistración pública, por medio de nuevos escenarios de aprendizaje colaborativo, son alternativas útiles para el desarrollo de la disciplina, oportunidad que potencializa el en-sayo y la construcción de capacida-des para la integración de Centro-américa, Panamá y República Dominicana a la Sociedad de la In-formación y el Conocimiento.
Bibliografía consultada
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Castañeda, M.; Pérez, Y. (2005). Aspectos teórico-conceptuales sobre las redes y las comuni-dades virtuales de conoci-miento. ACIMED 13 (6).
CEPAL/BID. (1998). La integración centroamericana y la institu-cionalidad regional. San Sal-vador, SV : CEPAL/BID.
Figueroa, R. (1996). Papel del ICAP en la modernización económi-ca centroamericana. San José. CR: ICAP.
Instituto Centroamericano de Admi-nistración Pública. (1980). Ba-ses para una estrategia de cooperación del ICAP con los países del Istmo Centroameri-cano. Managua, NI : ICAP ◊
ANEXO No. 1
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ICAP
MATRIZ DE COMPONENTES ESTRATÉGICOS DE GESTIÓN
DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
|
Componentes |
Proyectos/Programas |
|
E-ACCESO |
|
|
E-EDUCACIÓN |
|
|
E-INVESTIGACIÓN |
|
|
E-FUNCIÓN PÚBLICA |
|
|
E-GESTIÓN DE REDES |
|
|
E-GOBIERNO |
|
ANEXO No. 2
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ICAP
INSTITUCIONES QUE INTEGRAN LA RED DE PRODUCTORES DOCUMENTALES E INVESTIGADORES EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARA CENTROAMÉRICA, PANAMÁ Y REPÚBLICA DOMINICANA
(RED VIRTUAL DEL ICAP)
2010
Está conformada por las siguientes organizaciones: